هرگاه هدف برتر مدیریت بحران این باشد که "بحرانی روی ندهد"، مرحله پیش از بحران مهم ترین مرحله مدیریت بحران به شمار می آید. در این بخش ابتدا دیدگاه های صاحب نظران درباره مرحله پیش از بحران مرور می شود؛ و سپس یک جمع بندی که بیانگر مهم ترین تلاش ها در این مرحله است ارایه می گردد.
تاجیک دو گام پیشگیری و آمادگی را برای مرحله پیش از رویداد بحران برمی شمرد. او پيشگيري را شامل اقداماتی با هدف جلوگيري از وقـوع مخـاطرات يـا كـاهش آثـار زيان بار آن؛ و آمادگي را دربرگیرنده اقداماتي براي افزايش توانايي در انجـام مراحـل مختلـف مـديريت بحران می داند؛ مانند: جمع آوري اطلاعات، پژوهش، برنامه ريزي، ايجـاد سـاختارها، آموزش، تأمين منابع، تمرين و مانور. (تاجيك،1379:ص 47)
میتراف مرحله پیش از بحران را شامل دو گام "شناسایی" و "پیشگیری و آمادگی" می داند. در گام شناسایی يا ردگيري علائم، سـازمان هـا بـر علائمي كه ممکن است در مورد يك بحران هشدار دهند، تمركز مـي كنـند. در گام پيشگيري و آمادگي هـدف سـازمان هـا حـذف نقـاط ضعف شان است؛ تا از يك بحران پيشگيري شود؛ يا به خوبي براي مواجهه با آن بحران آماده شوند. تجربه كاركنان براي مقابله با بحران ها آنهـا را بـه طـور جـدي وادار مي كند تا صلاحيت خود را بررسي كنند و اين که چگونه توانسته انـد كـار بهتـري را در طي بحران انجام دهند. آنها بايد مشتاق باشند چيزي را كـه بايـد بـراي سـپري كردن بحران بعدي خود بدانند، ياد بگيرنـد. ايـن بـه نوبـه خـود، منجـر بـه ايجـاد طرح هاي يادگيري وسيع سازماني شـده و به وسـيله مديران سـازماندهي گسـترده اي براي يادگيري انجام شده تا فراگيري، اشتراک و رسمي سازي دانش تسهيل يابـد. بـه علاوه مواردي كه از تجربه بحران كاركنـان خـود مـي آموزنـد را به کـار بـرده تـا در رويه هاي عملياتي و دستورالعمل ها در بحران هاي مختلف لحاظ و طراحي گردد. (داون و پريسکيلا،2008)
میتراف می گوید: خیلی پیش از این که بحران واقعا اتفاق افتد، نشانه های هشدار اولیه مکرر و مداومی منتشر می کند که مدیران بحران باید نسبت به این نشانه ها هوشیار باشند. بحران اغلب به اين دلیل اتفاق می افتد که به نشانه های آن توجه نمی شود. ما دريافته ايم که فرهنگ سازمان يکی از مهم ترين عوامل تعیین کننده اين است که: سازمان به بحران چگونه پاسخ خواهد داد؟ و با نشانه های هشدار اولیه چه برخوردی خواهد کرد؟ سازمان های منفعل نه تنها دائما نشانه های هشدار اولیه را ناديده می گیرند، بلکه تا آنجا پیش می روند که تعمدا مانع اين نشانه ها نیز می شوند. آنان آن قدر خود را بزرگ می بینند که باور دارند که آسیب ناپذيرند. سازمان های يکپارچه مؤثرتر عمل می کنند؛ کمتر بحران را انکار می کنند؛ و رويکرد متعادل تری نسبت به مديريت بحران دارند. برخورداری مناسب از سامانه های هشدار اولیه گوناگون مهم است؛ زيرا بحران های مختلف از خود نشانه های مختلفی بروز می دهند. برای مثال ديوارنوشته های فراوان ممکن است نشانه خشم و نارضايتی کارکنان باشد؛ در حالی که افزايش سوانح می تواند نشانه معیوب بودن تجهیزات قلمداد شود.
اگر سازمان به دنبال این است که از فجایع پرهیز کند، باید سازوکارهای پیشگیری و آمادگی را از قبل به موقع آزمایش کرده باشد. سازوکارهای پیشگیری و آمادگی بايد فعالانه در جستجوی نشانه های ضعف باشد؛ سپس گروه مديريت بحران بايد نسبت به تمام ضعف های عیان شده واکنش مناسب نشان دهد. اصل راهگشا اين است که اگر اکنون عیبی نیست، پس بايد اطمینان يافت که بی عیب می ماند. اگر به طور سامان مند مراقب نشانه های هشدار اولیه نباشیم سازوکارهای پیش گیری و آمادگی به هیچ کار نمی آيد.
سازمان باید سازوکارهای کاهش خسارت را به موقع آزمایش کند. پرهیز از همه بحران ها امکان پذير نیست. سازوکارهای محدودسازی خسارت، مانع می شود که خسارت های وارد شده ديگر بخش های سازمان را هم فراگیرد.
بیرودیان نیز مرحله پیش از بحران را شامل گام های "پيشگيري" و "آمادگی" دانسته و اقداماتی را با عنوان راهبردهای هریک به شرح زیر برشمرده است:
راهبردهای پیشگیری:
- رشد و توسعه پايدار و متوازن
- پژوهش و آموزش
- هماهنگي تلاش ها وفعاليت هاي دسـتگاه هـا و نهادهـاي مربـوط در راسـتاي پيشگيري از وقوع بحران
- قوانين و مقررات و دستورالعمل هاي پيشگيري از وقوع بحران
- نظام آمار و اطلاعات
- تقويت فرهنگ ايمني و پيشگيري از وقوع بحران
- ايجاد و تقويت زير ساخت هاي سياسي
- برنامه ریزی و تخصیص منابع
راهبردهاي آمادگي:
- اطلاع رساني عمومي و تخصصي براي آمادگي در بحران
- برقراري ترتيبات موثر ساختاري براي ايجاد همـاهنگي در فراينـدهاي كسـب آمادگي در برابر بحران
- وجود زير ساخت ها و بسترهاي ارتباطي و مخابراتي
- طراحي و استقرارنظام هاي پشتيباني با رويکرد آمادگي در برابر بحران
- سيستم هاي اطلاعات مديريت
- تقويت فرهنگ آمادگي در برابر بحران
- وجود قوانين و مقررات و دستورالعمل هاي آمادگي در برابر بحران
- پژوهش و آموزش
- نظام مستند سازي از سوابق و تجربيات بحران هاي قبلي
- وجود نظام ارزيابي و پايش در رابطه با فرايندهاي آمادگي در برابر بحران
- برنامه ريزي و تامين اعتبارات مورد نياز بـراي برنامـه هـاي آمـادگي در برابـر بحران(بیرودیان1385:93)
نشریه استراتژی کسب و کار با آن که چرخه مدیریت بحران را از مواجهه با بحران آغاز می کند، سه گام را برای مدیریت بحران های بعدی مطرح می کند.این گام ها عبارتند از: "احساس بحران"، "مداخله و اقدام" و "اقدامات نهایی پیش از بحران".
- احساس بحران: هدف اصلي احساس، يافتن نشانه هاي اوليـه خطـر يـك بحـران بـالقوه اسـت. درحقيقت اين مرحله تحت نظر گرفتن محيط هاي داخلي و خارجي يـك سـازمان است. تجزيه وتحليل نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و تهديـدات، بـه بررسـي محيط عمومي و تشخيص دقيـق روندهاي هشداردهنده اي كـه ممکـن اسـت سـازمان را تهديد كند، كمك خواهدكرد. اگر مديران هشيار باشند، فرصت خـوبي وجـود دارد كه آن ها را قادر كند تا نشانه هايي را شناسايي كننـد كـه خبـر از بحـران مـي دهنـد. اگرچه پيش بيني يك بحران علم دقيقي نيست ولي بايد به عنوان يك بخش اساسي، از برنامه ريزي بحران يك سازمان مدنظر قرار گيرد. احساس در پيش بيني دقيق تـر بحران از اين جهت كه لازم است مديران چشـم و گوش شـان را بـه خـوبي بازنگـه دارند و از اين رو احتمال احساس نشانه هاي اوليه بحران را افـزايش دهنـد، نقـش مهمي ايفا مي كند.
- مداخله و اقدام: احساس و درک علائم بحران در شرايطي كه نشانه هاي اوليـه خطـر بـه قـدري روشن است كه قابل چشم پوشي نيست، ممکن است مديران را ناچـار بـه مداخلـه كند. بررسي مجدد اين نشانه ها، مشاوره با كارشناسان و ارزيابي همه عوامل مرتبط با ريسك براي اطمينان از اين که اين نشانه ها نمي توانند به بحران منجر شوند، براي مديران حائزاهميت است. بديهي است توان ادراک و تحليل مديران در دستيابي آن هـا به نتيجه نهايي از اهميت زيادي برخوردار است. هرگاه مديران اطمينـان يافتنـد كـه مداخله روش مناسبي است، بايد استراتژي مداخله موردنظرشان را به سـرعت و بـه موقع به اجرا درآورند. بهترين استراتژي آن است كه مانع از رشد يك بحران بـالقوه شده و آن را به طور ريشه اي مهار كنند.اگر بحران ها مهار نشوند، اگرچه در مراحـل اوليه شکل گيري باشند، تمايل به توسعه پيدا مي كنند؛ و به قدري افزايش مي يابنـد كه غيرقابل كنترل مي شوند.
- اقدامات نهايي، آخرين اقدام در مواجهه با بحران: سازماني كه داراي يك برنامه مديريت بحـران اسـت، برنامـه خـود را بـه اجـرا درآورده و همه اعضاي تيم مديريت بحران را در آماده باش كامـل قـرار مـي دهـد. همه منابع پشتيباني شامل پرسنل و تجهيزات بايد در حالت آماده باش باشد؛ بنابراين بديهي است كه مديران نمي توانند در برابر همه نوع بحران آمادگي داشته باشند. بـا اين حال اگر آنها به مديريت بحران به عنوان يـك بخـش جدانشـدني از مسـئوليت مديريت استراتژيك خود معتقد باشند، احتمال اين که سازمان هايشـان گرفتـار بحـران شود تاحد زيادي كاهش مي يابد. توجه به مديريت بحـران و ارتبـاط آن بـا برنامـه ريزي تکنيکي و عملياتي بسيار مهم است و ضامن بقا و شـکوفايي بلندمـدت يـك سازمان است.
ژاک، رویداد بحران را نقطه عطف فرآیند مدیریت بحران قلمداد می کند و مدلش را با عنوان "مدل رابطه ای موضوع و مدیریت بحران" به دو بخش "پیش- مدیریت بحران" و "مدیریت بحران" تقسیم می کند. در این مدل، مرحله پیش بحران از دو بخش آمادگی برای بحران و پیش گیری از بحران تشکیل شده است؛ که اولی شامل "فرآيندهای طرح ريزی"، "آموزش و شبیه سازی" و "توجه به سامانه ها و راهنماها" می شود. بخش دوم نیز "هشدار اولیه" و "پايش"، "مديريت مسائل و مخاطرات" و "پاسخ اضطراری" را در برمی گیرد.
یوسفی با تمرکز بر بحران های سیاسی- امنیتی، مرحله پیش از بحران را دربرگیرنده اقدامات زیر می داند:
- تعیین و پیش بینی بحران
- اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از بحران
- شناسایی نقاط بحران زا
- عملیات روانی
- جلوگیری از تهییج مردم(یوسفی رامندی ، 1399 )
حسینی و همکاران، مرحله پیش از بحران را دربرگیرنده فعالیت های: "پیش بینی بحران"، "پیش گیری از وقوع" آن و "کسب آمادگی" برای مقابله با بحران می دانند.( حسینی 1388 ص 13
هیول مرحله پیش از بحران را با عنوان کلی آمادگی یاد می کند.او می گوید: بحران ها غیرقابل پیش بینی است؛اما کاملا غیرمترقبه نیست. بنابراين با اين که نمی توان از کل آن پیش گیری کرد، مديران بايد طیفی وسیع از فرآيندهای انعطاف سازی ايجادکنند تا بتوانند از تأثیرات ومدت بحران کم کنند. اين موارد شامل برنامه ريزی مستمر و سامانه های مديريتی، برنامه ريزی مديريت خطر، تضمین اطلاعات و برنامه ريزی امنیتی و بسیاری شاخه های مکمل ديگر می شود. آمادگی پیش از بحران شامل برنامه ريزی مديريت بحران و ايجاد ساختارهايی برای واکنش نسبت به بحران است. گروه مديريت بحران بايد با برنامه مديريت بحران پشتیبانی شود. اين برنامه ريزی بايد نظام مند (مطابق با ديگر شیوه ها و برنامه های سازمان) و منظم (در ارتباط با سامانه کلی سازمان) باشد. کلید آماده سازی خوب نه تنها برنامه ريزی است؛ بلکه شامل اجرای برنامه آموزشی و اجرايی است. اين تنها راه به دست آوردن توانايی واقعی و مهارت از طريق ايجاد دانش برای کسانی است که از آنها انتظار پاسخ به بحران می رود. براساس تعريف، اين مساله به هیات يا مجريان ارشداشاره دارد که اين مديران و افراد در سطوح اجرايی سازمان حضور دارند. نیروها بايد از برنامه هايی مطلع شوندکه به محل کار مربوط است و ياد بگیرند که چگونه آن برنامه را انجام دهند. آموزش می تواند قسمتی از اين آگاهی را ايجادکند؛ اما تمرين برنامه ها تنها راه آشنايی مردم با وضعیت واقعی است. شرکتی در مديريت بحران به خوبی آماده است که دارای انعطاف قوی، و برای استفاده از فرصت ها آماده است.
جمع بندی
با توجه به آنچه گذشت به نظر می رسد مرحله پیش از بحران دربرگیرنده گام های "پیش بینی"، "طرح ریزی"، "هشداردهی" ،"پیشگیری" و "آمادگی" است.
خاستگاه تمامی مکاتب امنیتی مطرح در دنیای امروز کشورهای غربی هستند. از زمانی که رآلیست ها در بستر مطالعات استراتژیک، امنیت را در چارچوب علوم نظامی بررسی و آن را با تهدید خارجی تعریف کردند؛ و آنارشی بین المللی را اجتناب ناپذیر و چاره را در خود اتکایی نظامی دانستند؛ و پس از آن لیبرال ها در چارچوب مطالعات روابط بین الملل، ابعاد سیاسی، اقتصادی و اجتماعی را بر امنیت افزودند؛ و صلح جهانی را بین لیبرال دمکراسی ها میسر و لازمه امنیت را علاوه بر رفع تهدید، مستلزم آسایش و رضایت مندی قلمداد کردند؛ و سپس مکتب کپنهاک، در حوزه مستقل تری مطالعات امنیتی را دنبال کرد؛ و تهدید را امری بینا ذهنی برشمرد؛ و با تاکید بر بعد اجتماعی و سطح منطقه ای امنیت، رویکرد امنیتی سازی را مطرح کرد؛ در واقع، آنها همگی داستان تطور مساله امنیت در غرب را روایت نمودند. داستانی که بر تاریخ نیمکره ی شمالی، از جنگ های سی ساله، تا معاهده ی وستفالیا، و آنگاه جنگ های جهانی اول و دوم و سپس دوران جنگ سرد و تا به امروز، منطبق و با روند مسائل امنیتی در سایر کشورها به کلی بیگانه بود. تلاش آنها برای پوشاندن این لباس بر تن کشورهای جنوب، آن قدر بی مناسبت بود؛ که خودشان پی برده و با بر شمردن تفاوت های کشورهای جهان سوم با غرب، مکتب امنیتی جهان سوم را مطرح نمودند. در واقع، مکتب امنیتی جهان سوم، پاسخی به ضرورت بومی گرایی در حوزه مطالعات امنیتی است؛ ولی جنبه تراژدی آن این است که باز هم از سوی غربی ها عرضه می شود؛ و در نتیجه غیر بومی است؛ و تجویزی واحد برای کشورهای کاملا متفاوتی است؛ که وجه مشترک شان توسعه نیافتگی است.